企業向けの説明を耳で追える順にする

企業向けの説明で、最初の一文、専門用語の順序、画面と音声の分担を聞く人の視点から考えます。

何の説明かを最初の一文でつかめるようにする

説明を耳で聞く人は、文章を読むときのように、気になったところへすぐ戻れるとは限りません。冒頭では対象と目的を短く伝え、詳しい条件はその後に続けます。たとえば操作を紹介するなら、どの作業の説明なのかを先に伝え、その作業を始める前提と次の行動を順に置くと、聞き手は言葉を受け止める場所を作れます。

部門内で日常的に使っている言い方が、初めて聞く人にも通じるとは限りません。用語の正確さが必要なときは、語を置き換えるより、先に対象を一言で説明してから正式名称を伝える方法があります。続く箇所で同じ対象を違う呼び名に変えないことも、聞きやすさにつながります。

見出しや数字が画面に出ている場合、表示された文字を読み上げ続けると、聞き手が目で情報を探す時間を取りにくくなります。画面で見つけられる情報と、声が補足する理由や流れを分けます。一方、画面の文字が小さかったり、音だけで案内を聞く場面があったりするなら、判断に欠かせない内容は声でも伝えます。

原稿を検討する際は、映像を見ながら読む試し方と、映像を見ずに音だけ聞く試し方を分けると役立ちます。どの説明が画面を前提としているか、何を聞き落とすと次の行動に移れないかが見えてきます。必要に応じて、画面が変わる直前と直後で説明をどう分けるかを考えます。

一文に例外、期限、注意事項が重なると、何を覚えておくべきか分かりにくくなります。まず通常の手順を伝え、注意や例外は別のまとまりにします。読みの速度を落とすだけで解決するとは限らないため、短い文へ整理した上で、意味が切り替わる場所に短い間を取ります。

最後に、試し録りを聞いた人が「何のために、何をすればよいか」を言葉にできるか確かめます。すべての語を聞き取れたかだけでなく、説明の順序を無理なく追えたかを手がかりにすると、原稿とナレーションの両方を見直せます。